Kunnissa ja kuntayhtymissä on meneillään vuoden 2025 talousarvion laatiminen ja tätä tehdään tilanteessa, jossa kuntatalouden näkymät ovat entistäkin haastavammat. Säästökohteita etsitään kiivaasti joka puolelta. Tällä hetkellä siis kustannukset ohjaavat vahvasti, mutta entäpä jos organisaatiot olisivat dataohjautuvia – väitän tämän antavan aivan erilaisen ymmärryksen ja näkymän organisaation toiminnan tehostamiseksi.
Jokaisella organisaatiolla on valtavasti dataa ja uutta syntyy joka hetki. Sitä tuottavat organisaation käytössä olevat järjestelmät, kolmansien osapuolten järjestelmät, kiinteistössä tms. olevat sensorit sekä henkilöstön käytössä olevat mobiililaitteet. Lisäksi on tarjolla avointa dataa erilaisista tietolähteistä, esimerkkinä Tilastokeskuksen data. Tarjolla on valtavasti mahdollisuuksia, mutta tällä hetkellä hyödynnämme niistä vain murto-osan.
Jotta pääsisimme eteenpäin digitalisaatio- ja datapolulla, meidän pitää tietää mistä lähdemme liikkeelle. Siksi ensin on muodostettava selkeä tilannekuva. Tiedonhallintamalli tukee oivalla tavalla tätä, sillä se kuvaa organisaation toiminnan keskeiset palvelut, prosessit, henkilötietovarannot, tietovarannot, tietojärjestelmä ja integraatiot. Tämän lisäksi vähintäänkin kriittisten prosessien osalta vaaditaan yksityiskohtaista kuvaamista, jotta ymmärretään mahdolliset pullonkaulat ja kehittämiskohteet.
Pelkkä työkalujen tai järjestelmien käyttöönotto ei auta, jos niiden avulla ei uudisteta vakiintuneita toimintamalleja. Erityisen vaarallista on, jos jäädytämme nykytilanteessa kaikki ICT- tai digikehityshankkeet – silloin murennamme pohjaa tämän päivän ja tulevaisuuden haasteiden ratkaisemiselle. Säästöpaineiden lisäksi haastekerrointa kasvattaa jatkossa suurten ikäluokkien eläköityminen. Jos korvaajia ei ole tarjolla tai niitä ei voida palkata, ainoa keino on lähivuosina nostaa voimakkaasti organisaation tuottamien palvelujen digitalisointiastetta.
Jotta suuret odotukset realisoituisivat, tulisi organisaatiolla olla koossa vähintään seuraavat asiat:
- Digitalisaatiostrategia
- Datan ja uusien teknologioiden hyödyntämistä tukeva toimintakulttuuri
- Tunnistettu pullonkaula eli rikkinäinen tai huonosti toimivat prosessi sekä
- Riittävä määrä laadukasta dataa.
Vaikka olisi vasta suunnittelemassa ensimmäisen askeleen ottamista, oleellista on aloittaa toimenpiteet nyt. Jokaisella organisaatiolla on jo tarvittavia palasia kasassa, laaditaan niistä yhteistyössä järkevä ja realistinen toimintasuunnitelma. Olen täysin varma, että investointi maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin tulevina vuosina.
Yhden asian voin luvata: Joki ICT asiantuntijoineen on käytössänne. Tarjoamme osaamistamme muun muassa tiedonhallintamallityöhön, prosessien kuvaamiseen, digitalisaatiostrategian luomiseen, mittarien ja raportointinäkymien luomiseen sekä järjestelmäintegraatioihin. Meidän kauttamme saat myös valmiita työkaluja, kuten Opiferus-tuoteperheeseen kuuluvan Johdon työpöydän.
Huominen tehdään tänään!
Petri Kinnunen
toimitusjohtaja
Joki ICT Oy
044 729 1419
petri.kinnunen@jict.fi