Ajankohtaista

Kunnissa ja kuntayhtymissä on meneillään vuoden 2025 talousarvion laatiminen ja tätä tehdään tilanteessa, jossa kuntatalouden näkymät ovat entistäkin haastavammat. Säästökohteita etsitään kiivaasti joka puolelta. Tällä hetkellä siis kustannukset ohjaavat vahvasti, mutta entäpä jos organisaatiot olisivat dataohjautuvia – väitän tämän antavan aivan erilaisen ymmärryksen ja näkymän organisaation toiminnan tehostamiseksi.

Jokaisella organisaatiolla on valtavasti dataa ja uutta syntyy joka hetki. Sitä tuottavat organisaation käytössä olevat järjestelmät, kolmansien osapuolten järjestelmät, kiinteistössä tms. olevat sensorit sekä henkilöstön käytössä olevat mobiililaitteet. Lisäksi on tarjolla avointa dataa erilaisista tietolähteistä, esimerkkinä Tilastokeskuksen data. Tarjolla on valtavasti mahdollisuuksia, mutta tällä hetkellä hyödynnämme niistä vain murto-osan. 

Jotta pääsisimme eteenpäin digitalisaatio- ja datapolulla, meidän pitää tietää mistä lähdemme liikkeelle. Siksi ensin on muodostettava selkeä tilannekuva. Tiedonhallintamalli tukee oivalla tavalla tätä, sillä se kuvaa organisaation toiminnan keskeiset palvelut, prosessit, henkilötietovarannot, tietovarannot, tietojärjestelmä ja integraatiot. Tämän lisäksi vähintäänkin kriittisten prosessien osalta vaaditaan yksityiskohtaista kuvaamista, jotta ymmärretään mahdolliset pullonkaulat ja kehittämiskohteet. 

Pelkkä työkalujen tai järjestelmien käyttöönotto ei auta, jos niiden avulla ei uudisteta vakiintuneita toimintamalleja. Erityisen vaarallista on, jos jäädytämme nykytilanteessa kaikki ICT- tai digikehityshankkeet – silloin murennamme pohjaa tämän päivän ja tulevaisuuden haasteiden ratkaisemiselle. Säästöpaineiden lisäksi haastekerrointa kasvattaa jatkossa suurten ikäluokkien eläköityminen. Jos korvaajia ei ole tarjolla tai niitä ei voida palkata, ainoa keino on lähivuosina nostaa voimakkaasti organisaation tuottamien palvelujen digitalisointiastetta.

Jotta suuret odotukset realisoituisivat, tulisi organisaatiolla olla koossa vähintään seuraavat asiat:

1. Digitalisaatiostrategia 
2. Datan ja uusien teknologioiden hyödyntämistä tukeva toimintakulttuuri 
3. Tunnistettu pullonkaula eli rikkinäinen tai huonosti toimivat prosessi sekä
4. Riittävä määrä laadukasta dataa.

Vaikka olisi vasta suunnittelemassa ensimmäisen askeleen ottamista, oleellista on aloittaa toimenpiteet nyt. Jokaisella organisaatiolla on jo tarvittavia palasia kasassa, laaditaan niistä yhteistyössä järkevä ja realistinen toimintasuunnitelma. Olen täysin varma, että investointi maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin tulevina vuosina.

Yhden asian voin luvata: Joki ICT asiantuntijoineen on käytössänne. Tarjoamme osaamistamme muun muassa tiedonhallintamallityöhön, prosessien kuvaamiseen, digitalisaatiostrategian luomiseen, mittarien ja raportointinäkymien luomiseen sekä järjestelmäintegraatioihin. Meidän kauttamme saat myös valmiita työkaluja, kuten Opiferus-tuoteperheeseen kuuluvan Johdon työpöydän.

Huominen tehdään tänään!

Petri Kinnunen
toimitusjohtaja

Joki ICT Oy
044 729 1419
petri.kinnunen@jict.fi

Joki ICT Oy järjestää omistaja-asiakkailleen GDPR Office 365 IT ammattilaisille -koulutuksen Ylivieskassa 11.4. 2018. 

EU:n uuden tietosuoja-asetuksen tarkoituksena on varmistaa, että ihmisten henkilötiedot ovat suojassa riippumatta siitä, missä ne ovat, miten niitä käsitellään ja missä ne säilytetään. Pilvialustojen toimittajilla on tietyt vastuut tietojen ja tiedostojen tallentamisesta, säilyttämisestä ja pääsynhallinnasta, mutta loppukädessä vastuu on rekisterinpitäjällä ts. asiakkaalla, joka palvelua käyttää. 

GDPR Office 365 IT-ammattilaisille -koulutuksessa käydään konkreettisesti läpi Office 365 sovellusasetuksia, joiden avulla turvataan henkilötietojen asianmukainen ja tietoturvallinen käsittely Office sovelluksissa ja pilvipalveluissa. Koulutuksessa opitaan myös menetelmiä, joiden avulla omavalvontaa voidaan parantaa.

Tietosuoja-asiat ovat tänä keväänä kaikkien organisaatioiden asialistalla - tai ainakin pitäisi olla. EU:n tietosuojauudistuksen (EU 679/2016) siirtymäkausi päättyy 25.5.2018 ja siihen on enää 87 päivää aikaa. Toukokuussa tietosuoja-asetusta aletaan soveltamaan täysimääräisenä. Myös Suomen kansallista henkilötietolakia ollaan uudistamassa ja tavoitteena on, että tämä työ saataisiin päätökseen myös 25.5.2018 mennessä.

Aloitin Joki ICT Oy:ssä tietosuoja-asiantuntijana 2.1.2018. Olen vieraillut tammi-helmikuun aikana 17 paikkakunnalla ja kertonut tietosuoja-asiantuntijan palvelukonseptista ja tietosuojavastaavan toimista. Olen samalla pyrkinyt muodostamaan yleiskuvaa alueemme kuntien ja kaupunkien tietosuojan tilasta ja tutustunut tietosuoja-asioiden kanssa työskenteleviin ihmisiin. Yhdessä on hyvä tehdä töitä ja jakaa parhaita käytäntöjä. Olen iloinen siitä, että Joki ICT Oy:n tietosuoja-asiantuntijapalvelu on otettu kunnissa hyvin vastaan.

Joki ICT Oy:n omistajakunnat ja -kaupungit, jotka ovat sitoutuneet palveluun, saavat peruspalveluna tietosuojaan liittyvää asiantuntija-apua ja tarvittaessa voivat tilata meiltä myös lisäpalveluja. Joki ICT järjesti yhteistyökumppaneidensa kanssa 14.2. tietosuojaseminaarin kuntatoimijoille. Oli hienoa, että saimme tilaisuuteen niin runsaasti osanottajia. Tilaisuudessa tuotiin esiin EU-lainsäädännön muutosten lisäksi myös tietoturva-asioita. Tietoturva sisältää niitä hallinnollisia, teknisiä ja fyysisiä menetelmiä ja toimintapoja, joilla tietoa - myös henkilötietoja - suojataan. Palaute tilaisuudesta oli kannustavaa. Pyrimme lähiaikoina järjestämään kuntien toimintoimialakohtaisia tilaisuuksia, joissa tavoitteena on kerätä toimialakohtaisia käytännesääntöjä siitä, kuinka muuttuvaa tietosuojalainsäädäntöä käytännössä toteutetaan.

EU:n tietosuoja-asetus on laaja-alainen. Se koskee kaikkia rekisteröityneitä organisaatioita, niiden prosesseja, henkilöstöä, tietojärjestelmiä ja sopimuksia. Saamme tietosuojavaltuutetun toimistosta koko ajan uusia soveltamisohjeita. Vaikka lain soveltaminen ei ole kaikilta osin selkeää, voimme kuitenkin päivittää organisaatioiden tietosuojaa esimerkiksi päivittämällä rekisteriselosteet ja liittää verkkopalveluihin tietosuojaselosteet.

Reisteriselosteista ja tietosuojaselosteista lisää lähipäivinä.

Aurinkoista talvipäivää kaikille toivottelee

Anita Rättyä
Tietosuoja-asiantuntija